Programy do umawiania konsultacji
Praca Wirtualnej Asystentki nieodzownie łączy się z odbywaniem wielu spotkań – zarówno z członkami zespołu, jak i z klientami czy w sprawie potencjalnych współprac. Narzędzia do umawiania konsultacji online znacznie ułatwiają i usprawniają pracę a także oszczędzają czas. W tym wpisie przedstawię te, z których sama miałam okazję korzystać lub korzystam oraz te najbardziej polecane.
Chyba jeden z najpopularniejszych kalendarzy online, z którego korzystam na co dzień nie tylko w działaniach służbowych ale też prywatnych. To jest takie narzędzie bez którego nie wyobrażam sobie już funkcjonowania. Prosty i intuicyjny. Jest jak kalendarz ścienny lub kalendarz książkowy ale wyświetla się na ekranie monitora lub telefonu. Główne zalety to:
- możliwość ustawienia powiadomień, tak że nie przeoczysz żadnego spotkania.
- synchronizuje się z Twoimi urządzeniami – możesz wszędzie mieć go ze sobą – w biurze na komputerze stacjonarnym, na laptopie, tablecie czy w telefonie komórkowym.
- Z Google Calendar może zintegrować aplikację GoTO (https://workspace.google.com/marketplace/app/goto_for_google_calendar/973900122739) i będziesz mieć swoje centrum zarządzania kalendarzem i spotkaniami chociaż przyznam że osobiście z integracji nie korzystałam.
- możliwość integracji z innymi kalendarzami
- możliwość tworzenia wspólnych kalendarzy dla kilku osób
- możliwość integracji z różnymi aplikacjami np. asana
Narzędzie, które obecnie wykorzystuję na swojej stronie. Jest dostępne w języku polskim, co daje mu dużą przewagę nad innymi popularnymi narzędziami. Można udostępnić swoim klientom konsultacje o różnym czasie trwania. Ja osobiście wybrałam trzy opcje: 30, 60 lub 90 min. Oferuje bezpłatne przeniesienie z Calendly oraz integrację z kalendarzem Google czy Outlook, a do spotkań wykorzystuje platformę Zoom lub Google Meets. Posiada wiele ciekawych i przydatnych funkcjonalności:
- Umawianie przez link do kalendarza,
- Planowanie z wyprzedzeniem – czyli możliwość określenia ile dni wcześniej można umówić się na spotkanie. Możesz zminimalizować ryzyko nagłych spotkań z dnia na dzień, jeśli nie możesz sobie na to pozwolić.
- Określenie zasad przekładania spotkań. Możesz ustawić ograniczenia, np możliwość maksymalnej ilości przełożenia terminu czy brak możliwości przekładania np na 2 dni przed spotkaniem,
- powiadomienia e-mail i sms przed lub po spotkaniu o spersonalizowanej treści,
- integracja z PayU i PayPal.
- Jest to narzędzie rozwojowe, obecnie darmowe we wszystkich planach.
Narzędzie, z którego korzystałam przed przejściem na Zencal. Jest to narzędzie dostępne w języku angielskim, nie ma wersji polskiej więc dla niektórych może to być jakaś bariera. Calendly w opcji bezpłatnej jest bardzo podstawowym narzędziem. Umożliwia:
- jedno połączenie kalendarza na osobę. Nie zintegrujesz dwóch kalendarzy np. prywatnego i firmowego, ale jeśli masz konto google to integrację wystarczy zrobić wewnątrz poczty i calendly będzie widział zablokowane terminy.
- masz możliwość ustawienia tylko jednego przedziału czasowego np. 30 minut albo 60 minut więc musisz wybrać i określić z góry czas trwania większości Twoich spotkań. Jednak potem wewnętrznie w swoim kalendarzu zawsze możesz zmienić czas trwania na właściwy.
- integrację z kalendarzem Google czy Outlook. Do spotkań online wykorzystuje m.in. Google Meet, Zoom, Microsoft Teams, Slack
Plan bezpłatny jest to świetna wersja na start ale po czasie brakuje trochę funkcjonalności które są tylko w wersji płatnej. Mowa tu o zintegrowanym systemie płatności za konsultacje, możliwość ustawienia polityki anulowania spotkań czy powiadomień sms/e-mail są dostępne w planach płatnych. W wersji płatnej możesz też ustawić więcej kalendarzy oraz długość trwania spotkania. Plusem jest aplikacja na telefon oraz możliwość rezerwacji spotkania bezpośrednio na Twojej stronie.
Narzędzie dostępne w języku angielskim, nie posiada wersji darmowej, ale udostępnia 14-dniowy okres próbny. Prosta i mega przydatna aplikacja do planowania spotkań, jeśli ma w nich uczestniczyć więcej osób. Ciekawą opcją jest ankieta, w której mamy możliwość ustawienia kilku przedziałów czasowych, następnie pozostałe osoby oznaczają te terminy, które im też odpowiadają. Dzięki temu zostanie wybrany termin, który będzie najbardziej wszystkim odpowiadać. Osoba nie musi głosować tylko na jeden termin, może zaznaczyć wszystkie dogodne mu terminy. Aplikacja oczywiście posiada integrację z najpopularniejszymi programami jak np. Outlook, Google Calendar, Google Meet, Zoom, Microsoft Teams. Jest dostępna aplikacja na telefon.
Polskojęzyczna alternatywa dla Calendly, w pełni dostosowana do polskiego rynku. Narzędzie płatne, ale z możliwością skorzystania z 14-dniowego okresu próbnego. Posiada funkcjonalności jakie są dostępne w większości płatnych programów — czyli system rezerwacji, powiadomienia, opcję płatności online. Wyróżnia się natomiast możliwością integracji z takimi programami jak Fakturownia, Messenger, Skype czy WhatsApp, a nawet Przelewy24 czy BLIK. Oprócz tego oczywiście łączy się z najpopularniejszymi narzędziami jak Google Calendar, Google Meet, Zoom. Jest dostępna aplikacja mobilna.
I co, przekonałam Cię do którejś z powyższych aplikacji? Oczywiście to nie jest tak, że musisz koniecznie korzystać z aplikacji, by umawiać spotkania. Natomiast jeśli chcesz zautomatyzować swoje działania i nie odbijać się mailami tam i z powrotem po kilka razy, aby ustalić konkretny termin spotkania, to właśnie jedna z tych aplikacji może być dla ciebie idealnym rozwiązaniem. Ustawiasz w kalendarzu swoją dostępność a system już sam za Ciebie ustawia spotkanie zgodnie z potrzebami potencjalnego klienta czy współpracownika.
Zobacz także:
Programy do podpisywania dokumentów
