Delegowanie zadań
Uważasz, że delegowanie zadań to nic trudnego? Moim zdaniem to nie taka łatwa rzecz. Powierzenie części swoich zadań innej osobie jest niezwykle odpowiedzialne. W tym wpisie podzielę się z Wami wskazówkami na temat skutecznego delegowania zadań i zaprezentuję swoją opinię w tym temacie.
Co to jest delegowanie?
Pojęcie to jest znane przez wszystkich, ale czy właściwie kiedykolwiek zastanawialiście się, na czym dokładnie polega delegowanie?
Jest to proces, który polega na powierzeniu części zadań lub całych projektów innymi osobom, np. współpracownikom. W efekcie tego zyskujemy więcej czasu na zarządzanie firmą. Jako Wirtualna Asystentka moim głównym zadaniem jest właśnie wykonywanie zadań, które zlecają mi moi Klienci. Ale co ciekawe, sama często deleguję niektóre zadania. Wiedzieliście o tym, że WA także korzystają ze wsparcia innych i zlecają część projektów? Wiele osób jest tym zaskoczona!
Nie tak dawno miałam przyjemność udzielić wywiadu dla Asystentkowo, w którym podzieliłam się moją opinią i doświadczeniami związanymi z delegowaniem. Serdecznie zapraszam Was zapoznania się z nagraniem. Opowiadam w nim, jak zaczęłam delegować, co mi w tym pomogło i dzielę się swoimi spostrzeżeniami.
Kiedy zacząć delegować zadania?
Na to pytanie nie ma jednoznacznej odpowiedzi. Jeżeli chcesz zdobyć jak najwięcej Klientów, w pewnym momencie dojdzie do sytuacji, kiedy możesz mieć problem z wyrobieniem się w czasie i ukończeniem zadań w ustalonym terminie. Jeśli więc zauważysz, że coraz częściej gonią Cię deadline, a godziny Twojej pracy niepokojąco się wydłużają, może to być pierwszy sygnał, kiedy warto pomyśleć o oddelegowaniu części zadań.
Opowiem, jak wygląda to na moim przykładzie. Już na samym początku prowadzenia firmy moim zamysłem było delegowanie. Jako mama dwójki dzieci nie chciałam doprowadzić do sytuacji, kiedy Klient zostanie bez opieki. A wiadomo, jak to bywa w macierzyństwie… Tutaj gorączka, a tam ospa i dzieci uwieszone przez cały dzień na szyi.
Dlatego już na starcie zaczęłam budować zespół składający się z różnych specjalistów, aby móc zaoferować Klientom jak najlepszą jakość usług i rozwijać swoją firmę.
Teraz, po ponad dwóch latach, mam świetny zespół, na który mogę zawsze liczyć. Nie muszę martwić się, że wyjeżdżając na wakacje, zadania nie zostaną wykonane na czas, a Klienci zostaną pozostawieni sami sobie. Zespół, któremu możesz zaufać i na którym możesz polegać to podstawa w delegowaniu.
Jakie zadania można oddelegować?
W tym przypadku również nie można udzielić jednej odpowiedzi. Chciałoby się rzec, że najłatwiej oddelegować zadania, które są dla nas męczące lub zbyt czasochłonne. Jest to oczywiście prawda, ale trzeba mieć na uwadze, że nie wszystkie zadania można zlecić komuś innemu.
Sama współpracuję z Klientami, z którymi to ja muszę mieć osobisty kontakt i niektóre z zadań wykonywać wspólnie z Klientem, przez co nie mogę ich powierzyć zespołowi. Nie możemy też oddelegować zadań „wyższego szczebla”, które wymagają podjęcia istotnej decyzji.
Zanim zaczniesz delegować, stwórz listę zadań, które możesz zlecić. Zastanów się:
- Czy zlecenie zadania innej osobie jest dla ciebie korzystne finansowo?
- Które zadania zajmują Ci najwięcej czasu?
- Których zadań nie lubisz wykonywać?
- Czy masz w swoim zespole specjalistę, który poradzi sobie z danym zadaniem?
- Czy zadanie, które chcesz zlecić, może zostać wykonane przez osobę niedecyzyjną?
Odpowiedzi na wszystkie pytania spisz w jednym miejscu i dokładnie przeanalizuj odpowiedzi. Dzięki temu łatwiej będzie Ci stwierdzić, czy jesteś gotowy na delegowanie.
W jaki sposób oddelegować zadanie?
Jeśli wybrałeś już zadania lub całe projekty, które chcesz i możesz oddelegować komuś innemu, to warto zastanowić się, w jaki sposób to zrobić.
- Zadbaj o to, aby proces przekazania zadania był jak najbardziej jasny i czytelny dla osoby, która się nim zajmie. Na początku wdrożenie nowej osoby może być trochę czasochłonne, ale dzięki temu później zyskasz cenny czas i przestrzeń na nowych Klientów.
- Przekaż wszystkie niezbędne hasła i loginy potrzebne do wykonania zadania. Możesz to zrobić np. korzystając z lastpass.
- Ustal formę komunikacji dogodną zarówno dla Ciebie jak i osoby, której delegujesz zadanie
- Wspólnie określcie czas na wykonanie zadania
- Sprawdzaj postępy – mimo że zadanie zostało oddelegowane, to nadal Ty jesteś osobą odpowiedzialną za zadowolenie to, żeby wszystko zostało wykonane na czas i Klient był zadowolony. Na sam koniec zweryfikuj, czy zadanie zostało wykonane zgodnie ze standardami.
Podjęcie decyzji o delegowaniu może być ciężkie, szczególnie jeśli do tej pory wszystko wykonywałeś samodzielnie. Ze swojego doświadczenia powiem jednak, że warto. Jak wygląda to u Was? Wykonujecie wszystkie zadania i projekty od A do Z samodzielnie, czy delegujecie zadania? Dajcie znać, jakie jest Wasze zdanie na ten temat.
A jeśli jesteś przedsiębiorcą szukającym osoby, która odciąży go od codziennych obowiązków – zapraszam serdecznie do kontaktu! Chętnie przejmę część Twoich zadań!
