PROGRAMY DO PODPISYWANIA DOKUMENTÓW
Programy do podpisywania dokumentów
W pracy wirtualnej asystentki, jak w każdej pracy, trzeba podpisywać dokumenty, umowy z Klientami. Stacjonarnie dokumenty są podpisywane przez obie strony ręcznie. Ale co w momencie, jeśli współpracujemy z Klientem tylko i wyłącznie wirtualnie, a mieszka on na drugim końcu Polski lub w innym państwie? Można oczywiście gotową umowę wydrukować i wysłać Klientowi do podpisu za pośrednictwem kuriera, a później czekać, aż nam ją odeśle. Jest to jednak strata czasu i pieniędzy.
W takiej sytuacji przychodzą nam z pomocą programy do elektronicznego podpisywania dokumentów. W tym wpisie przedstawię te, z których sama miałam okazję korzystać lub korzystam oraz te najbardziej polecane.
Podpis kwalifikowany
Podpis kwalifikowany to jedyny podpis elektroniczny posiadający moc prawną podpisu własnoręcznego. Poświadczony jest certyfikatem kwalifikowanym, czyli certyfikatem umożliwiającym weryfikację osoby składającej podpis elektroniczny. Podpisem kwalifikowanym możesz podpisać dowolny dokument.
Taki podpis kupisz u jednego z certyfikowanych dostawców. Listę dostawców możesz znaleźć na stronie internetowej Narodowego Centrum Certyfikacji.
Cena podpisu zależy od dostawcy, a także opcji, jaką wybierzesz. Wpływ na cenę będzie miał np. okres przez jaki certyfikat jest ważny – może to być od roku do trzech. Przykładowo podpis ważny rok w opcji z czytnikiem kosztuje w granicach 250-300 zł, natomiast roczne odnowienie podpisu 150 – 200 zł.
Czy wiesz o tym, że podpis kwalifikowany jest wymagany do zbycia praw autorskich? Przy zbywaniu praw autorskich nie wystarczy dokumentacja podpisana własnoręcznie i zeskanowana – musimy posiadać oryginał, bo w sądzie skan nie jest wystarczającym dokumentem. Więc jeśli chcesz mieć pewność, że posiadasz prawa autorskie do Twojego logo, grafiki czy tekstu, pamiętaj aby umowa była podpisana własnoręcznie lub podpisem kwalifikowanym.
Profil Zaufany
Profilem Zaufanym możesz bezpłatnie podpisać elektronicznie dokument, a także sprawdzić, czy dokument elektroniczny jest już podpisany i kto go podpisał. Wystarczy,
że korzystając z bankowości elektronicznej, założysz Profil Zaufany, następnie wejdziesz na stronę: https://www.gov.pl/web/gov/podpisz-dokument-elektronicznie-wykorzystaj-podpis-zaufany i podążając za dalszymi instrukcjami, podpiszesz dokument.
Profilu zaufanego często używa się do podpisywania umów związanych z dotacjami unijnymi. Instytucje państwowe preferują ten podpis, ponieważ jest bezpieczniejszy niż inne podpisy elektroniczne – nie da się go podrobić. Dodatkowo, podpis ten nie jest limitowany w żaden sposób i możesz bezpłatnie podpisać nieskończoną ilość dokumentów każdego dnia.
DocHub - łatwe i szybkie podpisanie dokumentów
Aplikacja jest bardzo intuicyjna. Wystarczy dodać pole, w którym nasz Klient musi się podpisać i tak przygotowany dokument można wysłać bezpośrednio na skrzynkę e-mail. Jeśli na dokumencie musi podpisać się większa liczba osób, nie stanowi to żadnego problemu. Możesz dla każdej osoby wyznaczyć osobne pole do podpisu.
Co więcej, aplikacja umożliwia dodawanie adnotacji do plików PDF i edytowanie wybranych pól za pomocą zaawansowanych narzędzi. Możesz między innymi: zmienić kolejność stron, usunąć niepotrzebne strony, połączyć kilka plików PDF w jeden, dodać komentarze, wstawić obrazy, czy na przykład wyróżnić określone obszary dokumentu.
DocHub to bardzo przydatne narzędzie, szczególnie jeśli prowadzisz działalność i podpisujesz wiele umów i innych dokumentów. Aplikacja ta występuje w wersji płatnej (12 USD/miesiąc), jednak ja osobiście korzystam z wersji bezpłatnej. Miesięcznie mogę podpisać maksymalnie 3 dokumenty i nic mnie to nie kosztuje.
Docusign
DocuSign to platforma, która jest oprogramowaniem chmurowym. Niewiele różni się od DocHuba. Jej dodatkową zaletą jest fakt, że jest integrowalna z takimi narzędziami jak Slack, Google, Office.
Docusign, tak samo jak DocHub, występuje w wersji płatnej z możliwością skorzystania z darmowej wersji próbnej, jednak jest od niego tańszy, bo kosztuje 10 USD/miesiąc.
Pergamin
Pergamin to narzędzie, które pozwala na elektroniczne tworzenie, podpisywanie i przechowywanie umów oraz wymianę danych i integrowanie z innymi narzędziami. Korzystający z aplikacji mogą również bez problemu zweryfikować dane kontrahentów w zewnętrznych bazach. Sama nigdy nie korzystałam z tego narzędzia, jednak wiem, że jest ono polecane.
Google Docs
Czy wiedziałeś, że możliwe jest darmowe podpisywanie dokumentów bezpośrednio w Google Docs, bez potrzeby konwertowania pliku do formatu PDF?
W Google Docs skorzystasz z dwóch aplikacji do podpisów elektronicznych, takich jak:
Dokumenty podpisane za pomocą HelloSign mają prawnie wiążące podpisy elektroniczne. Dodatkowo zabezpiecza je automatycznie stworzona kopia zapasowa przechowywana na Twoim koncie Dropbox Sign. Wystarczy, że dodasz bezpłatne rozszerzenie Dropbox Sign do Dokumentów Google. Przy pomocy paska bocznego w Dropbox Sign podpiszesz dokumenty i wyślesz je do podpisu. By podpisać dokument, utwórz nowy podpis albo skorzystaj z zapisanych wcześniej podpisów. Następnie wyślij dokument z prawnie wiążącym podpisem elektronicznym.
Signplus to bezpłatna platforma, która również umożliwia prawnie wiążące podpisywanie dokumentów. Co więcej, oprócz samodzielnego podpisywania dokumentów, możesz także wysłać prośbę o podpis sygnatariuszom, którzy nie mają konta sign.plus. Platforma jest zaawansowana, ale łatwa w użyciu.
Programy do podpisywania dokumentów to przydatne narzędzia zapewniające wygodę i oszczędność czasu. Przydadzą się nie tylko w pracy WA, ale też wszędzie tam, gdzie podpisywane są każdego rodzaju dokumenty.
A Ty używasz już aplikacji do podpisywania dokumentów online czy dalej podpisujesz wszystkie dokumenty na papierze?
Zobacz także:
Narzędzia do przechowywania haseł
