Aplikacje do planowania
Jedną z rzeczy, którymi zajmuję się na co dzień, jest planowanie zadań moich Klientów. Nie mogłabym robić tego w sposób prawidłowy, gdybym sama nie potrafiła zarządzać swoimi projektami. W pracy Wirtualnej Asystentki każdego dnia wykorzystuję wiele aplikacji, które są pomocne w planowaniu zadań i zarządzaniu czasem. W tym wpisie podzielę się z Tobą narzędziami, które w moim odczuciu są niezbędne w wirtualnej asyście.
Asana
Ten program, to zdecydowanie mój MUST HAVE. Nie wyobrażam sobie pracy bez Asany. Dzięki niej mogę w szczegółowy sposób stworzyć harmonogram dnia, a nawet całego miesiąca pracy. Asana daje też możliwość przypisania konkretnych zadań i całych projektów współpracownikom, wraz z datą na ich wykonanie. Dzięki temu przez cały czas mogę mieć pod kontrolą postępy pracy mojego zespołu.
Dodatkowe funkcje, które znajdziesz w Asanie:
- dodawanie załączników z komputera, Dropbox, Box lub dysku Google do projektów i zadań
- synchronizacja zadań, dzięki której możemy ustawić ich powtarzalność
- wyznaczanie celów i śledzenie postępów pracy na bieżąco
- dodawanie komentarzy do zadań
- tworzenie wykresów, które umożliwiają wizualną prezentację postępów
- wysyłanie wiadomości prywatnych oraz rozmowy w formie czatu grupowego
Asana jest dostępna w wersji darmowej i płatnej, dzięki czemu możesz ją przetestować i sprawdzić, czy będzie to narzędzie odpowiednie dla Ciebie. Więcej na temat Asany znajdziesz w moim wpisie poświęconym właśnie tej aplikacji.
Trello
Trello z powodzeniem może zastąpić tablicę korkową, na której zawieszane są kolorowe karteczki z zadaniami do wykonania. Ta aplikacja może posłużyć zarówno do organizacji pracy własnej jak i całego zespołu.
Aplikacja działa na zasadzie tworzenia kart. W każdej z nich możesz umieścić osobne zadanie, dodać członka zespołu, terminy wykonania, tagi, komentarze, a nawet dodać pliki. Stare karty możesz w każdej chwili zarchiwizować (i przywrócić w dowolnym momencie), dzięki czemu łatwiej jest utrzymać porządek na tablicy. Jednak jak odkryłam, że w Asanie również można mieć widok w formie tablicy to bardzo szybko przestałam korzystać z Trello.
Trello ma też dużo dodatkowych i przydatnych funkcji. Możesz skorzystać z opcji umożliwiającej połączenie ze Slackiem, Dyskiem Google i Dropboxem. Posiada też swój kalendarz. Aplikacja jest dostępna w formie mobilnej oraz w wersji na przeglądarkę.
Kalendarz Google
Choć mogłoby się wydawać, że Kalendarz Google to mało przydatne narzędzie, to tak naprawdę nie wyobrażam sobie pracy bez niego. Służy mi głównie do planowania spotkań zarówno tych biznesowych, jak i prywatnych. Dzięki niemu nie zapominam o wizycie u dentysty ani o ważnym spotkaniu z Klientem. Najbardziej cenię w nim możliwość ustawienia przypomnienia, dzięki czemu mam pewność, że nie przegapię niczego. Drugą ogromną zaletą Kalendarza Google jest możliwość integracji wielu kont i synchronizacji danych w jednym miejscu.
Any.do
Aplikacja dostępna w formie mobilnej i desktopowej. Jest bardzo prosta w obsłudze, myślę, że każdy będzie w stanie sobie z nią poradzić. Daje możliwość dodawania zadań i podzadań, przypisywania do nich innych użytkowników i ustawiania dat na wykonanie zadania. Umożliwia również dodawanie filmów, plików, notatek oraz wiadomości głosowych. Any.do sprawdzi się zarówno do pracy, jak i planowania prywatnych rzeczy.
Toggl i WorkTime Expert
Bardzo proste w obsłudze platformy internetowe. Korzystając z tych narzędzi możesz bez problemu dodawać i segregować projekty wraz z opisami. Toggl i WorkTime Expert umożliwiają przypisywanie zadań do członków zespołu oraz ustalanie czasu ich wykonania. Obie te platformy są jednak najczęściej wykorzystywane jako narzędzia do monitorowania czasu, jaki Ty lub Twoi współpracownicy przeznaczacie na wykonanie zadania. Pozostałe aplikacje, które wykorzystuję do zarządzania czasem opisałam tutaj.
W Internecie znajdziecie o wiele więcej aplikacji, które pomogą Wam planować zadania i projekty, zarówno dla siebie, jak i Waszych Klientów. Ja opisałam te moim zdaniem najbardziej godne uwagi i te, które przetestowałam osobiście w codziennej pracy. Nie licząc toggle i any.do, które wiem że są na codzień używane przez inne Wirtualne Asystentki.
Większość z aplikacji, które pomagają w planowaniu, są dostępne w wersji darmowej lub próbnej, dzięki czemu możesz je przetestować i na własnej skórze dowiedzieć się, czy praca na takich aplikacjach będzie Ci odpowiadać. A może wolisz tradycyjny kalendarz lub notatnik w wersji papierowej? Nie ważne co wybierzesz, ważne, żeby planowanie było dla Ciebie przyjemne i nie sprawiało Ci zbyt wielu trudności.
Jeśli chcecie uzyskać indywidualne wskazówki związane z planowaniem i tworzeniem harmonogramów zadań, zapraszam do umówienia się na konsultacje.
