Asana - pomocnik przy zarządzaniu projektami
Czasem mam wrażenie, że jestem zbudowana z przeciwieństw. Z jednej strony lubię ład i porządek, z drugiej strony gromadzę duże ilości przedmiotów i stawiam sobie wiele zadań, które ciężko usystematyzować. Z jednej strony jestem szybka i wielofunkcyjna a z drugiej strony lubię wieczorową porą położyć się na kanapie i tak trwać, nie wykonując żadnych ruchów, które nie są niezbędne. Staram się być systematyczna, ale bywam chaosem. Przy tym wszystkim nie lubię tracić kontroli, bo to z kolei kosztuje mnie utratę spokoju, a tego staram się za wszelką cenę unikać.
Żeby uniknąć negatywnych skutków mojej ambiwalentnej natury na gruncie zawodowym, korzystam z pewnych narzędzi, które ułatwiają mi unikanie dezorganizacji i wspierają proces porządkowania oraz skutecznego realizowania zleceń. Pomagają mi tworzeniu planu działania i jego realizacji. Jednym z moich ulubionych narzędzi jest Asana, bez której nie wyobrażam sobie codziennej pracy.
Czym jest Asana?
Jest to dosyć proste i intuicyjne narzędzie do zarządzania projektami i zadaniami. Korzystam z niego, aby monitorować pracę nad zleceniami indywidualnymi oraz nad większymi projektami. Program pomaga mi w kontrolowaniu postępów pracy, zarówno mojej, jak i osób, z którymi współpracuję. Dzięki niemu nie mam konieczności aktualizacji mailowych i pilnowania notatek, które nie raz zapisuję w różnych miejscach. Dzięki temu programowi wszystkie najważniejsze informacje związane z danym projektem gromadzę w jednym miejscu.
Zalety Asany:
- Prosta w użyciu – moim zdaniem jest to narzędzie, z którym poradzi sobie każdy. Jest bardzo intuicyjna i przejrzysta, wystarczy kilka chwil, żeby zrozumieć, jak działa i nauczyć się w niej poruszać
- Zwiększa wydajność pracy – jako osoba odpowiedzialna za dany projekt czy zadanie, możesz zaprosić innych użytkowników lub współpracowników, którzy będą brać udział w projekcie. Użytkownicy, którzy zostaną przypisani do danego projektu, otrzymają powiadomienia, zawsze kiedy wprowadzisz zmiany lub dodasz nowe zadanie
- Bezpieczeństwo – Asana została stworzona w taki sposób, aby dbać o poufne dane. Posiada specjalną zaporę sieciową, która chroni wrażliwe dane. Jeśli pracujesz nad poufnym projektem, możesz być pewna, że Asana zapewni im odpowiednie zabezpieczenie, a dostęp do nich będą mieli tylko upoważnieni przez Ciebie użytkownicy
- Jasny podział obowiązków – jak już wspomniałam, dzięki Asanie możesz przypisać zadania swojemu zespołowi, dzięki czemu każdy będzie wiedział co i w jakim czasie powinien wykonać. Zmniejszy to liczbę nieporozumień i niedotrzymywania terminów
- Powtarzanie zadań – program posiada funkcję, która umożliwia powtarzanie danego zadania codziennie, co tydzień, co miesiąc lub w poszczególne dni miesiąca, w zależności od potrzeby. To bardzo przydatna funkcja, która ułatwia pracę
- Komunikacja – narzędzie umożliwia komunikację pomiędzy użytkownikami w formie prywatnej lub na czacie grupowym
Asana jest dostępna w wersji darmowej i płatnej. Możesz przetestować większość jej funkcji bez ponoszenia kosztów oraz skorzystać odpłatnie z bogatszej wersji programu, gdy ta podstawowa przestanie wystarczać. Wersja darmowa jest moim zdaniem rozbudowana na tyle, że powinna zaspokoić potrzeby większości użytkowników. Możemy w niej tworzyć duże projekty, dodawać mniejsze zadania, a nawet podzadania. Bardzo przyjemną funkcją jest możliwość przeglądania zadań w postaci tablic kanban, list zadań lub kalendarza. Do każdego projektu możemy za darmo przypisać do 15 osób, które widzą swój deadline, mają możliwość wymiany informacji i załączników oraz zmiany statusu zadania. Każdy projekt posiada miejsce, do którego możemy wrzucać przydatne pliki.
Jednym słowem – polecam. Michalina Ossowska
PS. Chcesz upewnić się, czy Asana przyda się właśnie Tobie i uzyskać indywidualne wskazówki, co do wykorzystania jej funkcji? Kup konsultację na start!
