Narzędzia do mierzenia czasu pracy
Od momentu kiedy rozpoczęłam pracę jako Wirtualna Asystentka kontrolowanie czasu, jaki poświęcam na wykonanie danego zadania, stało się niezwykle istotne. Nie tylko dla mnie, ale przede wszystkim dla osób, które korzystają z moich usług. Klienci bardzo często oczekują konkretnego zestawienia – chcą wiedzieć, ile czasu zajęła wykonana dla nich praca. Nic w tym dziwnego, płacąc za usługę, mają do tego pełne prawo. Na szczęście z pomocą przychodzą narzędzia do mierzenia czasu pracy, które z dokładnością co do sekundy mierzą czas, w jakim dane zadanie zostało wykonane.
Rozpoczynając karierę w wirtualnej asyście lub jako project manager możliwe, że za jakiś czas zatrudnisz pracowników, a narzędzia do mierzenia czasu pracy pomogą Ci kontrolować ich przepracowany czas, delegować zadania i ustalić kwotę wynagrodzenia. Jeśli z kolei planujesz zostać freelancerem, kontrolowanie czasu, który poświęcasz na swoją pracę, pomoże Ci oszacować ile czasu potrzebujesz na podobne zadania i projekty dla przyszłych Klientów. Dzięki temu będziesz w stanie łatwiej określić termin, w którym zrealizujesz zlecenie.
Narzędzia, które opisuję poniżej, pomagały mi w codziennej pracy na różnych etapach mojej działalności i z całą pewnością mogę je polecić.
Pierwszym z narzędzi, które możesz wykorzystać w pracy freelancera, project managera lub Wirtualnej Asystentki jest Clockify. To darmowy program umożliwiający śledzenie czasu pracy, zarówno Twojego, jak i osób, z którymi współpracujesz. Clockify daje również możliwość raportowania, zarządzania zespołem i projektami oraz delegowanie zadań. Tworzenie raportów w PDF umożliwia przedstawienie Klientowi dokładnego zestawienia, które pokazuje, ile czasu poświęciłeś na jego projekt lub zadanie. Co ważne, narzędzie umożliwia bezpłatne dodanie nieograniczonej liczby użytkowników, dzięki czemu świetnie sprawdza się także w większych firmach. Clockify jest dostępne tylko w języku angielskim, ale obsługa programu jest bardzo intuicyjna i jestem pewna, że każdy sobie z nim poradzi. Dodatkowym plusem jest to, że Clockify można pobrać w formie aplikacji na telefon.
Hubstaff to narzędzie, które umożliwia Klientowi monitorowanie postępów w pracy nad jego projektem lub zadaniem w czasie rzeczywistym. Jest to szczególnie dobre rozwiązanie dla freelancerów, którzy rozliczają się z Klientem na podstawie ilości przepracowanych godzin. Ciekawą opcją, którą oferuje Hubstaff, jest automatyczne tworzenie screenshotów, które pokazują Klientowi, czy w faktycznie pracowało się w czasie, który powinno poświęcić na jego zadanie. Hubstaff może okazać się niezwykle przydatny dla każdego, kto delegują część zadań innym, daje bowiem możliwość monitorowania, co pracownik robi w czasie pracy, śledzi jego aktywność i przeglądane strony internetowe. Przydatną funkcją jest automatyczne generowanie faktury na podstawie raportu czasu pracy poświęconego na projekt danego Klienta. Narzędzie podobnie jak Clockify jest dostępne w języku angielskim. Niestety, nie jest darmowe – miesięczny koszt wynosi od 5,83 USD w zależności od liczby użytkowników dodanych do projektu.
W odróżnieniu od dwóch poprzednich narzędzi, Worktime Expert jest dostępny w języku polskim. Jego głównym zadaniem jest monitorowanie czasu pracy, a dodatkowo daje możliwość rejestrowania rozmów telefonicznych. To narzędzie jest niezwykle pomocne w optymalizacji kosztów związanych z czasem pracy, a co za tym idzie – może skutecznie pomóc w zwiększeniu zysków. Jeśli zdecydujesz się na pracę z Worktime Expert, zyskasz możliwość zarządzania poszczególnymi zadaniami oraz delegowania ich swoim współpracownikom poprzez nadanie odpowiedniego statusu. Program pozwala wygenerować szczegółowy raport zawierający dokładny czas poświęcony na wykonanie projektu, który następnie możesz przedstawić Klientowi. Worktime Expert umożliwia wystawianie faktury, którą w każdym momencie można edytować. Wybór tego narzędzia wiąże się z koniecznością comiesięcznej opłaty, ceny zaczynają się od 32 zł miesięcznie. Jest to program którego używam obecnie i na ten moment ma większość opcji, które są mi niezbędne.
Ostatnie z narzędzi do monitorowania czasu pracy, podobnie jak Clockify, jest całkowicie darmowe. Będzie to najlepszy wybór dla wszystkich freelancerów, którzy pracują samodzielnie, bez wsparcia innych osób. Korzystanie z tego narzędzia jest możliwe zarówno w przeglądarce internetowej, jak i aplikacji mobilnej. Toggl jest bardzo prosty w obsłudze – za pomocą jednego kliknięcia rozpoczyna proces monitorowania czasu, który poświęcasz na pracę. Ponadto może synchronizować się z wszystkimi narzędziami, z których korzystasz w pracy – dzięki temu bez obaw możesz rozpocząć pracę na laptopie, a zakończyć korzystając ze smartfonu. Pozwala wygenerować dzienne, tygodniowe i miesięczne raporty, które można udostępnić Klientowi. Kolejną opcją, o której warto wspomnieć, jest kalendarz, w którym możesz planować poszczególne zadania. Aplikacja posiada funkcję, która przypomni Ci o przerwie lub zakończeniu pracy, jeśli wykryje zbyt długą bezczynność.
Jak widać, istnieje duży wybór narzędzi monitorujących czas pracy. Ja sama od początku działalności jako Wirtualna Asystentka korzystam z takiego rozwiązania, dzięki czemu moi Klienci zawsze mają wgląd w czas, który poświęciłam w wykonaną dla nich pracę. Zaufanie Klienta to podstawa, dlatego polecam każdemu freelancerowi, aby korzystał z tego typu programów dostosowanych do własnych potrzeb.
